經(jīng)常有客戶說，我們青島廣告公司準(zhǔn)備做一場(chǎng)展會(huì)活動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)批的預(yù)算有限，只有不到1萬塊錢，但是光設(shè)計(jì)效果圖就要好幾千了，再加上現(xiàn)場(chǎng)搭建、物料制作、人工運(yùn)輸?shù)?，沒個(gè)3、5萬根本下不來，時(shí)間緊迫，市場(chǎng)部都要愁死了，怎么辦呢？
其實(shí)一場(chǎng)展會(huì)活動(dòng)，不管是在會(huì)展中心還是在酒店的大宴會(huì)廳，10萬塊錢能做，1萬塊錢也能做，甚至5000塊都可以做的有模有樣，所以大可不必為了預(yù)算少而犯愁，就辦活動(dòng)而言，預(yù)算這個(gè)東西，多有多的優(yōu)勢(shì)，少也有少的辦法。
要做一場(chǎng)展會(huì)活動(dòng)，需要分幾步走？
1、設(shè)計(jì)展會(huì)圖，2、制作物料，3、搭建會(huì)場(chǎng)，4舉辦活動(dòng)，5撤展。
假設(shè)一場(chǎng)布展活動(dòng)的費(fèi)用是5萬元，通常是設(shè)計(jì)費(fèi)1萬，物料制作費(fèi)2萬，現(xiàn)場(chǎng)搭建費(fèi)1萬，剩下的邀請(qǐng)禮儀模特演藝人員等零零散散的費(fèi)用是1萬。
設(shè)計(jì)效果圖，這是展會(huì)活動(dòng)的第一步，是一場(chǎng)展會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，這是最難的一步也是最簡(jiǎn)單的一步，效果圖可以是美輪美奐，3D渲染等，也可以是平面圖，甚至用筆在紙上畫一畫大體輪廓都可以算是設(shè)計(jì)圖。
   

通常大型公司都非常重視這一步，通常需要反復(fù)的修改，然后再反復(fù)的提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審核，走審批流程等等，一套設(shè)計(jì)圖通過往往需要一兩個(gè)月的時(shí)間。這也是為什么廣告公司在設(shè)計(jì)圖這一環(huán)節(jié)經(jīng)常要收費(fèi)好幾萬的原因。但是中型或者小型的公司需要這一步嗎，其實(shí)完全是可以去掉的，讓廣告公司出一個(gè)大體的平面圖，或者現(xiàn)場(chǎng)布置的思路即可。
第二步，是物料的制作，通常展會(huì)活動(dòng)用到的主要物料有烤漆地臺(tái)、亞克力、密度板、三合板、噴繪寫真KT板、背景板、舞臺(tái)、桁架、燈光音響等等。在物料的制作這方面，木質(zhì)背景板的效果就是比桁架背景板的效果要好，線陣音響就是比拉桿音箱聽起來清晰震撼，LED屏幕P3的看起來就是要比P4的清楚，物料就是這樣肯定是一分價(jià)錢一分貨。
 

第三步，現(xiàn)場(chǎng)搭建，這是最容易出問題的一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)閳?zhí)行難從來就是所有行業(yè)的普遍現(xiàn)象，設(shè)計(jì)圖做的再好，沒有落地那也就是鏡花水月罷了，所以，現(xiàn)場(chǎng)的搭建，往往就是根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整，不斷修正，爭(zhēng)取最大限度的還原設(shè)計(jì)圖的一個(gè)過程，因?yàn)樵趯?shí)際施工的過程中，各種搭建的物料不可能沒有任何問題，物料的運(yùn)輸、尺寸的偏差、現(xiàn)場(chǎng)的天氣、場(chǎng)地的平整、現(xiàn)場(chǎng)的布置、線路的連接、燈光的調(diào)試、節(jié)目彩排等等，每個(gè)環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)問題，現(xiàn)場(chǎng)搭建就是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的過程。另外，關(guān)于搭建，最好通宵干活的準(zhǔn)備吧。
第四步，活動(dòng)舉辦，前面所有的準(zhǔn)備都是為了活動(dòng)當(dāng)天，所以活動(dòng)舉辦的當(dāng)天一定要全時(shí)盯場(chǎng)，根據(jù)活動(dòng)流程，適時(shí)安排主持人、禮儀、模特、演藝人員等登場(chǎng)，并做好預(yù)案，及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況的出現(xiàn)，例如音響沒聲音了、LED屏幕突然不亮了、主持人讀錯(cuò)詞了、互動(dòng)氣氛不夠熱烈等等。
 
第五步，撤場(chǎng)，活動(dòng)終于完成了，撤場(chǎng)是最后一步，拆卸搬運(yùn)、退押金、清理現(xiàn)場(chǎng)等，事情繁瑣，如果現(xiàn)場(chǎng)剮蹭損壞，那麻煩事情來了，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，基本上都是要被狠狠地扣掉一部分押金的。
活動(dòng)的流程就是這些，所以，建議中小企業(yè)的公司，可以從這些環(huán)節(jié)縮減費(fèi)用：
效果圖，這直接就pass掉，跟廣告公司溝通好大體的思路，是在不放心，可以讓出一張平面圖，知道各種物料的布置足以。
物料的制作，盡量少用烤漆臺(tái)、木質(zhì)背景板、亞克力發(fā)光字等材質(zhì)，這些材質(zhì)好不好，當(dāng)然好，但是價(jià)格也是要比噴繪寫真、KT板等材質(zhì)貴得多，主體架構(gòu)用桁架足以，包上一層噴繪布或者寫真KT板，看上去也不錯(cuò)。
 
現(xiàn)場(chǎng)搭建，少做，盡量不做特殊造型，造型越復(fù)雜，價(jià)格肯定就越高，盡量多用模塊化的物料，這樣是最省時(shí)省力的方式，而且基本做出來造型也都挺美。
活動(dòng)舉辦，這一部分的費(fèi)用，主要看要請(qǐng)的主持人、禮儀模特、演藝人員的數(shù)量和“質(zhì)量”，請(qǐng)10人和請(qǐng)1人價(jià)格肯定不一樣，簡(jiǎn)單來說，就是高的比矮的貴、漂亮的比一般的貴、外籍比中國的貴?，F(xiàn)實(shí)就是這么的殘酷，顏值就是第一生產(chǎn)力。所以，這一部分，建議中小型的公司，可以直接用自己公司的主持人和才藝人員，能節(jié)省掉一大筆的費(fèi)用。
 

撤場(chǎng)，主要是廣告活動(dòng)公司的事情，物料能回收的回收，能重復(fù)使用的重復(fù)使用，也能節(jié)省一部分費(fèi)用。
所以，一般來說，會(huì)展中心50平的光地，或者酒店會(huì)場(chǎng)50平的舞臺(tái)，按照上述思路來做的話，基本上5000塊錢就可以拿下，能夠滿足基本的展會(huì)活動(dòng)的需求了。